JENIS-JENIS DOKUMEN TRANSAKSI

JENIS-JENIS DOKUMEN TRANSAKSI

1.    KUITANSI

Kuitansi adalah tanda bukti terjadinya pembayaran yang ditandatangani oleh pihak penerima uang. Kuitansi harus dibubuhi materai pada jumlah tertentu sesuai dengan peratuaran yang berlaku. Lembar asli diserahkan kepada pihak yang membayar, sedangkan tembusan atau bagian sus/potongannya disimpan pihak penerima.

Kuitansi terdiri dari 2 bagian, yaitu :

1)      Sus ( Souche) = Bagian / potongan kecil dari tiap lembar kuitansi yang ditinggal dalam blok / buku kuitansi sbegai bukti penerimaan pembayaran atas jasa atau barang yang dijual. Bukti transaksi berupa Sus dipegang oleh si penerima uang, sebagai bukti penerimaan uang untuk diberikan kepada bagian pembukuan.

2)      Kuitansi. Lembar kuitansi penerima uang dan diserahkan kepada pembayar sebagai bukti pembayaran atas penerimaan jasa atau barang yang akan dibeli.

2.        NOTA KONTAN

Nota kontan adalah tanda bukti pembelian barang secara tunai yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli. Nota kontan dibuat minimum rangkap dua. Aslinya diserahkan kepada pihak pembeli dan tembusannya disimpan pihak penjual untuk bukti transaksi.

3.        FAKTUR

Faktur adalah perhitungan jual beli secara kredit yang dibuat oleh penjual. Faktur asli diberikan kepada pembeli sebagai bukti pembelian kredit. Sedangkan tembusannya atau copy-nya disimpan penjual sebagai bukti penjualan kredit.

4.        NOTA KREDIT

Nota Kredit adalah surat bukti terjadinya pengurangan piutang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan atau penurunan harga karena terjadinya kerusakan atau ketidak sesuaian kualitas barang yang dikirim dengan yang dipesan. Nota kredit dibuat dan ditandatangani oleh penjual. Arti nota kredit adalah penjual mengkredit (mengurangi) piutang usaha yang akan ditagih ke pembeli. Lembar asli diberikan kepada pembeli, sedangkan tembusannya/copy-nya disimpan penjual.

5.        NOTA DEBIT

Nota debit adalah surat bukti terjadinya pengurangan utang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan atau penurunan harga yang dibuat oleh pihak pembeli. Arti nota debit adalah mendebit (mengurangi) utang usaha pembeli yang harus dilunasi.

Lembar asli dikirimkan oleh pembeli kepada penjual bersamaan pengiriman kembali barang yang dibeli, sedangkan tembusannya/copy-nya disimpan oleh pembeli sebagai arsip dan bukti pencatatan.

6.       BUKTI MEMORIAL

Bukti memorial adalahbukti transaksi intern berupa memo (catatan) dari pimpinan perusahaan kepada bagian akuntansiuntuk melakukanpencatatan suatu kejadian.
Perhatikan gambar berikut!

7.        CEK

Cek adalah surat perintah dari pemegang rekening giro (penyimpan dana) kepada banknya supaya mengeluarkan sejumlah uang untuk diberikan kepada pembawa cek/pihak penerima pembayaran, sedangkan pihak yang melakukan pembayaran menyimpan sus/potongannya.

Cek sebenarnya bukan surat bukti melainkan alat pembayaran. Oleh karena itu, pengeluaran cek harus disertai penerimaan kuitansi.

8.        BIRO GILYET

Bilyet Giro adalah alat pembayaran kepada pihak lain dengan cara memindahkan saldo rekening bank pihak yang membayar kepada rekening pihak yang menerima. Seperti halnya cek, bilyet giro dibuat oleh pihak pembayar. Pihak penerima bayaran menerima lembar bilyet giro, sedangkan pihak pembayar menyimpan sus/potongannya yang harus disertai penerimaan kuitansi.

9.        BUKTI PENERIMAAN KAS

Bukti Penerimaan Kas adalah bukti pencatatan tentang penerimaan sejumlah uang yang dibuat oleh pimpinan perusahaan atau petugas yang diberi wewenang untuk itu.

10.    BUKTI PENGELUARAN KAS

Bukti Pengeluaran Kas adalah bukti pencatatan tentang pengeluaran sejumlah uang yang dibuat oleh pemimpin perusahaan atau petugas yang diberi wewenang untuk itu.

11.    BUKTI KAS MASUK

Bukti kas masuk adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara cash atau secara tunai.

Coba Anda perhatikan contoh bukti kas masuk berikut ini!

12.    BUKTI KAS KELUAR

Bukti kas keluar adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai, seperti pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran utang atau pengeluaran-pengeluaran yang lainnya. Untuk lebih memahami, coba Anda perhatikan contoh di bawah ini.

13.    BUKU KAS  MASUK DAN KELUAR

Buku Kas adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat masuk keluarnya uang dalam kas. Buku kas terdiri dari dua bagian, yaitu bagian kiri atau bagain debet untuk mencatat penerimaan uang dan bagian kanan atau kredit untuk mencatat pengeluaran uang. Baik bagan debet maupun kredit terdiri dari lajur-lajur tanggal, keterangan, dan jumlah uang (jumlah kecil dan jumlah besar). Penjualan dan pembelian dengan pembayaran tunai dibukukan dalam buku kas harian. Tiap hari pemasukan dan pengeluaran dijumlahkan dan dicatat dalam lajur jumlah besar.

14.    BUKU PEMBELIAN

Buku Pembelian, buku ini mempunyai lajur tanggal, nama penjual, nama barang, haerga satuan, jumlah harga dan keterangan. Dalam buku pembelian ini hanya dicatat pembelian-pembelian yang tidak dibayar dengan tunai. Dalam buku pembelian, dilakukan pembukuan tiap hari menurut tertib waktu faktur-faktur pembelian. Pembukuan faktur, dilakukan setelah barang-barang yang tercantum di dalamnya, kita terima dan setelah pemeriksaan yang menyatakan kebenarannya yaitu:

1)      bahwa barang-barang itu sesuai dengan pesanan;

2)      bahwa banyaknya atau beratnya barang-barang sesuai dengan yang tercantum dalam faktur;

3)      bahwa perhitungan harga faktur itu benar.

Semua faktur pembelian, kita beri nomor urut dipinggirnya dan disimpan di dalam sebuah map atau ordner tersendiri.

15.    BUKU PENJUALAN

Buku Penjualan, pada buku penjualan dicatat salinan-salinan, faktur penjualan barang-barang dengan kredit. Faktur penjualan disebut jugs faktur keluar. Selanjutnya yang dituliskan dalam buku penjualan hanya nama debitur, tempat tinggal, dan jumlah harga faktur. Sebagaimana halnya dengan angka¬angka di dalam buku pembelian, angka-angka di dalam buku penjualan pun dijumlahkan pada tiap, akhir bulan. Dengan demikian, dari buku penjualan kita dapat mengetahui berapa besar jumlah penjualan barang-barang dengan kredit dalam tiap bulan.